Du kennst das sicherlich auch: Da nimmst du dir für deine Woche weiß Gott wie viele tolle Dinge vor, die du in deinem Mama-Business erledigen möchtest und dann kommen plötzlich allerhand Kleinigkeiten dazwischen, die sich schnell zu einem riesigen und zeitfressenden Monster namens Büroorganisation zusammentun und dir all deine Pläne wieder zunichte machen.
Was also tun?
Du brauchst einen Organisationstag, meine Liebe!
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WAS IST EIN ORGANISATIONSTAG?
Organisationstag? Hä, was?
Völlig zurecht fragst du dich jetzt, was zum Teufel ich schon wieder damit meine.
Ich will es dir verraten:
Damit meine ich, dass du dir einen Tag oder auch nur einen halben Tag einlegen solltest, um all die Dinge zu erledigen, die dir sonst deine wertvolle Zeit rauben, in der du ansonsten fokussiert an einem größeren Projekt arbeiten könntest, das dich tatsächlich voranbringt und dir nicht nur deine Zeit raubt.
WARUM DU DRINGEND EINEN ORGANISATIONSTAG BRAUCHST UND WIE ER DIR BEI DEINER BÜROORGANISATION HILFT
Bevor wir uns aber nun um die Details kümmern, möchte ich erst noch einmal genauer darauf eingehen, warum du einen Organisationstag überhaupt benötigst.
Ganz einfach: Wenn du alle organisatorischen Dinge in deinem Mama-Business direkt angehst, wenn sie aufkommen, dann verlierst du enorm viel Zeit und am Ende vom Tag bleibt dir dann nur noch eine kurze Zeitspanne übrig, in der du Zeit für deine großen Business-Ideen hast.
Das ist schade, denn all der Orga-Kram ist zwar nötig und wichtig und hat sicherlich auch seine Daseinsberechtigung, aber er bringt dich nicht voran. Zumindest bringt er dich nicht zur Erreichung deiner Träume und Visionen.
Was dich dahin bringt ist das Umsetzen deiner Projekte und dafür brauchst du Zeit. In der Regel sogar eine ganze Menge Zeit, denn große Visionen lassen sich nicht mit einem Fingerschnippen verwirklichen. Und du hast doch große Visionen, oder? ODER?
Um deine Visionen umzusetzen brauchst du nicht nur viel Zeit, sondern auch ungestörte Zeit, in der du konzentriert und fokussiert an eben dieser einen Sache arbeiten kannst.
Und da diese Zeitfenster als selbstständige Mama ohnehin schon deutlich begrenzt sind, sollten sie dir umso heiliger sein!
Damit du jede Woche diese Zeitfenster findest und nicht zur Sklavin deiner eigenen Organisation wirst, benötigst du einen Organisationstag, an dem du genau diese Dinge abarbeiten kannst, damit du dich den Rest der Woche nicht mehr darum kümmern musst.
Macht Sinn, oder?
WELCHE DINGE SOLLTEST DU AM ORGANISATIONSTAG ERLEDIGEN?
Zu Orga-Dingen zähle ich generell alles, was nicht direkt mit deiner Arbeit zu tun hat, aber trotzdem zu deinem Mama-Business dazugehört. Dazu gehören die Buchhaltung, das Überweisen von Rechnungen, die Ablage, das Beantworten von nicht dringenden E-Mails, Planung und so weiter.
Lange Zeit habe ich alles immer direkt abarbeiten wollen, wenn es auftauchte. Sobald eine Rechnung ins Postfach flatterte, wollte ich sie überweisen. Sobald da eine Kooperationsanfrage im E-Mailpostfach lag, musste sie direkt beantwortet werden. Unterlagen wollte ich immer direkt am entsprechenden Ablageort ablegen…
Meistens habe ich mit all diesen Sachen mindestens den halben Vormittag verbracht.
Ja, zugegeben, mein Schreibtisch war immer aufgeräumt, meine Rechnungen penibel pünktlich überwiesen und jeder, der mir schrieb, hat sofort eine Antwort erhalten.
Aber mit meinen großen Business-Ideen war ich noch keinen Schritt weiter gekommen. Ein Blick auf die Uhr verriet mir dann, dass ich noch eine Dreiviertelstunde Zeit hatte, bevor ich den kleinen Mann aus dem Kindergarten abholen musste.
DöDö…
Also wurde das Arbeiten an der großen Business-Idee vertagt, denn für so eine große Aufgabe hatte ich nun leider keine Zeit mehr.
Traurig, oder?
Was ich in meinem Organisations-Wahnsinn immer wieder vergaß war Folgendes:
- Rechnungen haben meistens einen gewissen Zeitraum (in der Regel 7-14 Tage), in denen sie problemlos ohne Mahnungen überwiesen werden können.
- Menschen, die mir eine Kooperationsanfrage stellen, erwarten nicht innerhalb der nächsten 2 Stunden eine Antwort von mir.
- Und ob du es glaubst oder nicht, aber das Papier, aus dem deine Ablage besteht ist extremst geduldig. Stell dir den geduldigsten Menschen vor, den du kennst und dann leg nochmal ne Schüppe drauf. DAS ist in etwa die Geduld deines Ablagestapels. (Und wenn du seinen Anblick nicht ertragen kannst, dann lege ihn in einen Schrank mit Tür… frei nach dem Motto „aus den Augen, aus dem Sinn“. Auch das wird er dir verzeihen! Wirklich, ganz ehrlich!)
WIE LÄUFT EIN ORGANISATIONSTAG BEI MIR AB?
Meine Organisationstage sehen in der Regel immer gleich aus und ich knöpfe mir einfach nach der Reihe alle Bereiche vor, die es zu organisieren gibt:
- Die Ablage (digital und analog)
- Rechnungen überweisen
- Eigene Rechnungen schreiben und verschicken
- E-Mails schreiben und beantworten
- Planung von Projekten und Wochenplanung
- Backups machen
Ein weiterer Vorteil davon, dass ich das alles an einem Tag erledige ist, dass es viel schneller geht. Denn ich muss mich zum Beispiel nur einmal in meinen Bankaccount einloggen, um all meine Rechnungen zu überweisen. Bei bestimmten E-Mails (wie zum Beispiel Kooperationsanfragen) kann ich meist einfach mit Copy- und Paste arbeiten. Auch bei der Ablage muss ich Ordner nur ein einziges Mal rausholen. Ich muss Unterlagen nicht einzeln lochen, sondern kann sie mir Stapelweise vornehmen. Meine Backups laufen in der Regel nebenher im Hintergrund und sind dann zeitgleich mit mir fertig.
All das erspart eine ganze Menge Zeit und meistens ist das Ganze in sehr kurzer Zeit erledigt und ich fühle mich danach total organisiert und strukturiert und kann mich voll und ganz auf meine eigentliche Arbeit konzentrieren. Nichts lenkt mich ab, weil ich ja weiß, dass ich mein Business komplett im Griff habe!
WIE OFT SOLLTEST DU EINEN ORGANISATIONSTAG IN DEINE BÜROORGANISATION EINPLANEN?
Wie oft du einen Organisationstag einlegst liegt bei dir. Du solltest ihn nur regelmäßig machen. Ich rate dir aber, ihn mindestens 2 Mal pro Monat, besser sogar wöchentlich zu machen. Wenn du das wöchentlich machst, fühlt sich keiner der oben genannten Bereiche vernachlässigt und die Arbeit sammelt sich nicht über einen zu langen Zeitraum an, so dass du dich nicht erst durch ein riesiges Chaos kämpfen musst.
Ich habe es mir zur Gewohnheit gemacht, meinen Organisationstag auf den Sonntag zu legen. Das mag bei dir nicht passend sein, weil du da vielleicht gar nicht am Schreibtisch bist, aber ich mag es, am Sonntag Morgen alles Organisatorische zu erledigen. Dann fühle ich mich sehr entspannt und kann gut strukturiert in die neue Woche starten.
Es kommt aber wirklich nicht darauf an, an welchem Tag du das machst. Wichtig ist nur, dass es in deine Abläufe reinpasst und du dich damit wohl fühlst, denn das Ganze soll dir dein Mama-Business-Alltag erleichtern und dich nicht noch zusätzlich stressen.
WIE LANG SOLLTE DEIN ORGANISATIONSTAG SEIN?
Wie lang dein Organisationstag am Ende ist, hängt davon ab, wie viel sich bei dir ansammelt und das kann von Business zu Business durchaus verschieden sein. Manche von uns haben viel Schriftverkehr, andere weniger. Das Gleiche gilt für Rechnungen und Ablage. Das ist wirklich bei jedem anders. Aber mehr als ein paar Stunden sollte es eigentlich nicht in Anspruch nehmen.
Ich brauche für all meine Dinge in der Regel 1-2 Stunden, aber wie gesagt, das kann bei dir auch kürzer oder länger sein. Probiere es aus und beobachte es über ein paar Wochen, dann weißt du, wie lang es in der Regel bei dir dauert und dann kannst du es auch entsprechend einplanen.
UND WAS PASSIERT MIT DEN ORGA-SACHEN AN ANDEREN TAGEN? – BÜROORGANISATION UNTER DER WOCHE
Ein Organisationstag bedeutet auch gleichzeitig, dass du all diese Orga-Dinge an allen anderen Tagen liegen lassen solltest und dich wirklich nur um dringende Sachen kümmern solltest. Da musst du natürlich immer selbst abwägen, was wirklich dringend ist und was nicht.
Und damit du nicht täglich wieder in die neue Spirale fällst, solltest du dir auch jeden Tag einen gewissen Zeitraum einplanen, an dem du dich um dringende Orga-Sachen kümmerst. So vermeidest du auch hier wieder die Ablenkung, die dich am Ende vom Erreichen deiner Ziele abhält.
Schaffe dir zusätzlich ein System, mit dem du Dinge ablegst und nicht vergisst.
Bei mir sieht das so aus:
- Sämtlicher Papierkram wandert auf einen Papierstapel in einem Regal neben meinem Schreibtisch.
- Für alle Rechnungen habe ich einen extra Stapel
- Aller digitaler Papierkram landet in einem Ablage-Ordner auf meinem Desktop
- Alle E-Mails, die noch beantwortet werden müssen, schiebe ich in einen Ordner in meinem E-Mailprogramm
- Alles, was mir im Kopf herumschwirrt wird auf eine Liste geschrieben
Wenn mein Orgatag dann ansteht, muss ich nur noch die einzelnen Stapel und Ordner durchgehen und kann alles gebündelt abarbeiten.
Kommt unter der Woche etwas Neues rein, entscheide ich immer direkt, ob es Zeit hat (dann wandert es auf einen Stapel oder in einen Ordner) oder ob ich mich direkt darum kümmern muss (dann setze ich es auf meine Liste für den jeweiligen Tag).
So geht nie etwas verloren, es wird nichts vergessen und es wird auch alles in einem passenden Zeitrahmen bearbeitet, ohne dass ich mich schlecht fühlen muss.
Und trotzdem ist es bei mir auch unter der Woche immer sehr aufgeräumt und ordentlich. Ich weiß, wo ich Dinge finde und finde sie auch schnell wieder.
Durch den wöchentlichen Rhythmus bilden sich auch gar nicht erst riesige Stapel und der Orga-Kram macht mir dann sogar richtig Spaß.