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To Do Liste priorisieren – So machst du das als selbstständige Mama {enthält Werbung}

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Mamanehmer -To Do Liste priorisieren

Hast du in letzter Zeit einmal auf deine To Do Liste geschaut und hättest sie am liebsten gleich wieder weggelegt, weil sie eine Länge, wie der Amazonas hat?

Gehörst du auch zu den Unternehmerinnen, die ihrer To Do Liste immer zwei Dinge hinzufügen, wenn sie eine Sache streichen?

Oder arbeitest du konsequent Dinge ab, hast aber am Abend trotzdem immer wieder das Gefühl, absolut nichts geschafft zu haben?

Dann, meine Liebe, hast du wahrscheinlich nicht nur irgendein Zeitmanagement-Problem, sondern ein ganz spezielles: Du hast ein Priorisierungs-Problem.

Aber bitte lauf jetzt nicht gleich wieder weg, weil du das Ganze als ausweglos ansiehst. Es gibt für alles eine Lösung. Auch für dein Priorisierungs-Problem und um genau das kümmern wir uns heute, damit du zukünftig nicht mehr vor deiner To Do Liste davonläufst, sondern Hand in Hand mit ihr zusammenarbeitest.

Lass uns also keine weitere Zeit verschwenden und das Problem bei der Wurzel packen.

SO ERSTELLST DU EINE TO DO LISTE, DIE DIR WEITERHILFT

Vermutlich hast du bisher, so wie viele andere auch, deine To Dos einfach nur hintereinander weg aufgeschrieben, ohne dabei auf irgendetwas zu achten, wenn du deine To Do Liste angefertigt hast, oder? Hab ich Recht?

Kein Grund, sich dafür zu schämen. Das habe ich seeeehr lange Zeit ganz genauso gemacht.

Inzwischen gehe ich anders vor und diesen Weg möchte ich dir heute vorstellen. Er besteht aus zwei Teilen.

TO DO LISTE PRIORISIEREN TEIL 1: DEINE WIEDERKEHRENDEN TO DO’S

Kümmern wir uns zunächst einmal um die To Do’s, die jede Woche wiederkehren oder regelmäßig bei dir anklopfen. In meinem Fall gehören dazu solche Dinge wie Blog Posts schreiben, Podcast-Episoden aufnehmen, Newsletter schreiben, Social Media Postings erstellen, an meinen Fokus-Projekten arbeiten…

Doch was davon solltest du zuerst machen? Welche Sache ist wichtiger, als die Andere?

Was du für diese Übung benötigst, ist lediglich ein Blatt Papier, dass du in der Mitte durch eine Linie in zwei Hälften teilst. Dann geht’s schon los:

SCHRITT #1: SCHREIBE ALLE DINGE, DIE DU REGELMÄSSIG TUST AUF

Welche To Do’s stehen jede Woche oder in regelmäßigen Abständen auf deiner To Do Liste?

Liste alles in der linken Spalte deines Blattes auf. Du musst hier auf keine besondere Ordnung achten, sondern kannst alles so aufschreiben, wie es dir in den Sinn kommt.

Versuche die Liste so ausführlich wie möglich zu gestalten. Es geht an dieser Stelle nur darum, einen Überblick zu bekommen.

SCHRITT #2: SCHREIBE DEINE GRÖSSTEN ERFOLGE AUF

Im nächsten Schritt nimmst du dir deine größten Erfolge vor und listest diese in der linken Spalte auf. Auch hier musst du auf keine besondere Reihenfolge achten.

Und keine Sorge, wenn du jetzt noch keine riesigen Erfolge hattest. Du musst noch keinen Bestseller veröffentlicht haben oder einen Ted-Talk gehalten haben. Hier geht es nur darum, alles, was als Erfolg in deinem Business gewertet werden kann, aufzulisten.

Vielleicht hast du viele Newsletter-Abonnenten, Instagram-Follower oder Blog-Leser.
Vielleicht wurdest du als Referentin für einen Vortrag bei einer Veranstaltung deiner Branche gebucht.
Vielleicht hat eine Zeitung oder ein Magazin dich interviewed.

Egal was es ist, alles was dich und dein Business weiterbringt gehört auf diese Liste.

SCHRITT #3: WELCHES TO DO HAT BISHER ZUM ERFOLG GEFÜHRT?

Jetzt wird es spannend! Denn jetzt verknüpfen wir beide Listen. Überlege jetzt, welche To Do’s der linken Seite, für welchen Erfolg auf der rechten Seite verantwortlich sind und verbinde beide.

Hast du vielleicht viele Newsletter-Abonnenten und Blog-Leser, weil du so kreativ schreibst? Oder weil du dich regelmäßig mit Suchmaschienenoptimierung beschäftigst?

Oder wurde das Magazin auf dich aufmerksam, weil du so viele Gastartikel auf anderen Webseiten veröffentlicht hast?

Überlege dir für jeden einzelnen Erfolg, welche To Do’s ausschlaggebend dafür waren. Sollten dir hierbei noch To Do’s einfallen, die du bisher noch nicht aufgelistet hattest, kein Problem. Dann fügst du sie einfach nachträglich auf der linken Seite hinzu.

Am Ende sollte jeder Erfolg auf der rechten Seite mit mindestens einer To Do auf der rechten Seite verbunden sein.

SCHRITT #4: TO DO’S NEU SORTIEREN UND ZUKÜNFTIG MIT EINBEZIEHEN

Zum Schluss schaust du nun noch mal auf deine To Do’s auf der linken Seite. Von welchen To Do’s gehen die meisten Linien weg?

Diese To Do’s sollten zukünftig deine Top-Prioritäten sein, denn sie haben in der Vergangenheit schon zu Erfolgen geführt und genau das willst du ja auch in der Zukunft für dich und dein Business erreichen.

Sortiere nun alle To Do’s um. Das To Do mit den meisten ausgehenden Linien sollte am Ende ganz oben stehen und unten sollten die To Do’s stehen, die gar keine ausgehenden Linien bekommen haben.

Und ohne weitere Mühen hast du somit deine wiederkehrenden To Do’s nach Priorität sortiert. Die obersten To Do’s sind die Goldstücke auf deiner Liste und um die solltest du dich zukünftig zuerst kümmern.

TO DO LISTE PRIORISIEREN TEIL 2: TO DO’S DIE EINMALIG AUFTAUCHEN

Bleiben also noch die To Do’s, die nur einmalig oder nur sehr sehr selten auftauchen.

Für diese solltest du dir das Eisenhower-Prinzip zu nutze machen und diese To Do’s nach Dringlichkeit und Wichtigkeit sortieren.

Teile hierfür ein Blatt mit Linien in vier gleich große Kästchen auf und trage deine To Do’s entsprechend darin ein:

  • Oben links: Alles, was wichtig und dringend ist
  • Oben rechts: Alles, was wichtig und nicht dringend ist
  • Unten links: Alles, was nicht wichtig aber dringend ist
  • Unten rechts: Alles, was weder dringend noch wichtig ist

Idealerweise hast du wenig To Do’s, die nicht dringend sind. Die meisten deiner To Do’s sollten sich im Idealfall oben rechts einsortierend. Das heißt, dass sie wichtig, aber nicht dringend sind. So kannst du einen geeigneten Termin für die Erledigung finden und die Dinge dann abarbeiten.

Was die Priorisierung angeht, arbeitest du jetzt am besten zuerst die Dinge ab, die wichtig und dringend sind.

Dann schaust du dir an, was nicht wichtig aber dringend ist. Kannst du davon etwas delegieren? Dann gebe es an jemand anderes ab. Wenn nicht, versuche es abzuarbeiten.

Alles, was weder dringend noch wichtig ist, sollte es gar nicht erst auf deine To Do Liste schaffen. Das kannst du also getrost in den Mülleimer werfen.

Ist alles Dringende (und vor allem wichtige) erledigt und alles, was weder dringend noch wichtig ist eliminiert, geht es um die Umsetzung der wichtigsten To Do’s. Plane sie dir zeitlich in deinen Kalender ein, wann immer du Zeit und Raum dafür hast.

TO DO LISTE PRIORISIEREN, ABER BITTE NICHT VERGESSEN: DU BIST AUCH NOCH MAMA

Ich seh dich jetzt schon vor meinem inneren Auge Stift und Papier zücken und ans Werk gehen. Aber bitte nicht so schnell, denn eine wichtige Sache habe ich noch:

Vergiss bitte bei all der Priorisierung deiner To Do’s nicht, dass du auch noch Mama bist. Am besten setzt du persönliche To Do’s, wie Zeit mit deinem Kind oder deinem Partner verbringen auch gleich mit auf die Liste, damit das nicht in Vergessenheit gerät. Und ja, ein glückliches Kind und eine erfüllte Beziehung sind durchaus auch Dinge, die du als Erfolge werten und aufschreiben solltest.

DIE 1-3-5 GRUNDREGEL FÜR MEINE BUSINESS TO DO’S

Als Grundregel für meine Business-To-Do’s habe ich mir die 1-3-5-Regel gesetzt:

1 Top Priorität
3 weitere kleinere Prioritäten
5 kleine Maybe-To-Do’s

Die Top-Priorität ist das, was ich auf jeden Fall schaffen möchte. Komme was wolle.

Die drei weiteren Prioritäten sind in sich auch nochmal nach Priorität sortiert, sind keine riesigen Aufgaben und sollte ich schaffen, wenn nichts unerwartetes dazwischen kommt.

Die 5 kleinen Maybe-To-Do’s sind wirklich kleine Mini-To-Do’s, die ich nur dann erledige, wenn ich besonders schnell fertig war oder sich durch irgendeinen Zufall noch mehr Zeit ergibt, mit der ich vorher nicht gerechnet habe.

Es gibt Tage, an denen ich nur meine Top-Priorität schaffe, aber es gibt auch Tage, an denen ich alles abarbeite. Egal, wie ein Tag ausgeht, ich habe immer das Gefühl, weitergekommen und etwas wichtiges erreicht zu haben. Und das ist alles, was zählt.

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